Gestão de Portfólio de Projetos em Excel

Gostaria de agradecer a Project Builder o espaço para realização do Webinar que transcrevo abaixo.

Nenhuma ferramenta substitui o trabalho do gerente de projetos, repito esta frase diversas vezes pela importância da mesma. E quando decidi criar o blog foi por uma simples razão: Algumas ferramentas fazem questão de complicar nosso trabalho.

Todos sabemos o valor de um PMO Estratégico, há diversas pesquisas que mostram a efetividade de manter um escritório de projetos, mas a realidade das instituições é que, na maioria das vezes há mais estruturas funcionais do que projetizadas, ainda mais quando estamos falando de pequenas e médias empresas, o que requer das pessoas alocadas nestas atividades um duplo conhecimento: sobre o produto ou serviço que atua e minimamente em práticas de gerenciamento de projetos.

Boa Leitura!

Grandes empresas costumam comprar ferramentas complexas e muitas vezes caras, com metodologias nada intuitivas e que necessitam de customização para funcionarem de acordo com a metodologia de projetos das empresas, o que em alguns casos, e eu disse alguns casos, podem gerar ineficiência.

Voltando para as pequenas e médias empresas, devemos perceber e entender que o tempo das pessoas de um modo geral é dividido entre atividades do dia-a-dia e projetos, portanto, não só as ferramentas devem auxiliar e não complicar, e se o assunto de manter as coisas simples não fosse tão sensível e importante, Leonardo da Vinci não teria dito que a Simplicidade é o último grau de sofisticação, Mies Van Der Rohe não teria dito que “Menos é mais“ e até mesmo Albert Einstein não teria dito “Tudo deve ser feito da forma mais simples possível, mas não mais simples que isso“ e é por isto que resolvi utilizar o excel para quebrar este paradigma de que eu só não organizo meus projetos porque as ferramentas são caras e as metodologias são complexas.

A moda agora é CANVAS!

Desde a criação do Business Model Generation pelo suiço Alexander em 2010, tudo é agora é canvas. Entendendo como é importante simplificar, o Professor José Finocchio Jr. modelou uma ferramenta de mapeamento de projetos em uma única página, que eu mesmo já falei aqui no blog, sugerindo uma boa redução na burocracia e uma forma bastante organizada de trabalhar, juntei a isto uma ferramenta de acompanhamento da performance dos projetos e uma ferramenta one page para visualizar o portfólio completo.

Mas como misturar tudo isto, SEM FICAR LOUCO?

Tentei montar um mapa visual destas etapas que explico abaixo:

 INVENTÁRIO 

A primeira etapa do processo é a construção do inventário de projetos utilizando a ferramenta do professor Finocchio, o Project Model Canvas. A definição do grupo de projetos que compõe este inventário pode ser dar de diversas formas, por tipo de projetos, por mercado de atuação, por área dentro da própria empresa ou até mesmo por programa.

O primeiro processo, CONCEBER, se dá pelo preenchimento do quadro com 13 passos que respondem questões essenciais similares a da metodologia 5w2h que são inerentes ao contexto de qualquer problema e projeto: Por que? O que? Como? Quem? Quando e Quanto? A ideia é manter textos curtos e diretos, preferencialmente em um tweet, como é a moda falar.

O importante neste trabalho é buscar a colaboração para que seja possível mapear os problemas e fazer as amarrações (INTEGRAR) necessárias para que todos os problemas encontrados sejam mapeados e as ações de balanceamento do projeto para equipe (RESOLVER), clientes e patrocinadores sejam finalizadas permitindo a Comunicação das informações do projeto para os grupos envolvidos (COMPARTILHAR).

SELEÇÃO 

Finalizada a etapa de inventário, iniciaremos a etapa de seleção dos projetos utilizando outra metodologia do Professor Finocchio, o Portfolio Model Canvas, levando sempre em consideração os objetivos estratégicos da empresa a ideia desta etapa é mapear a contribuição que cada projeto traz para os múltiplos interesses da empresa (MEDIR), mapeando esta contribuição é possível selecionar o melhor conjunto de projetos para objetivos da organização (SELECIONAR), claro, sempre levando em consideração os recursos financeiros e de pessoal da empresa.

Uma vez selecionados os projetos é hora de construir o plano mestre que leva em consideração os recursos críticos e a sequencia lógica dos projetos (PROGRAMAR).Para finalizar esta etapa é hora dos sponsors assinarem o cheque (APROVAR). Esta etapa não pode ser ignorada, e aqui quem fala mais alto é meu lado comunicólogo. A necessidade e a forma de realizar a formalização do Plano Mestre varia de acordo com o tamanho da empresa, mas ela deve ser efetuada.

ACOMPANHAR 

Uma vez definida a ordem dos projetos e o plano mestre é hora de executá-los (EXECUTAR) e acompanhar a execução dos planos traçados de modo a garantir que os projetos estejam dentro do prazo , do custo e do escopo combinado (AVALIAR), garantindo assim a qualidade das entregas sem perder de vista as possíveis reprogramações que podem ocorrer impactando outros projetos (REPROGRAMAR), o que obriga a recontratar junto aos sponsors o novo plano mestre (APROVAR).

2 Comentários
  1. Bruno Oliveira 2 meses atrás

    Olá!! Existe a possibilidade de você disponibilizar a planilha? Muito obrigado!

    • Autor
      Alcides Luiz 2 dias atrás

      Com certeza Bruno, re-plubiquei o blog recentemente e estou ajustando layout e arquivos… até o final da semana está na mão!
      Abs,
      Alcides

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